Auch die Vielzahl der kleinen und mittleren Unternehmen sieht sich zunehmend mit der Notwendigkeit konfrontiert, flexible Arbeitsorganisationsformen einzuführen, um die erwiesenen Vorteile für die Mitarbeiter und die eigene Firma auszuschöpfen. Nicht selten jedoch schreckt die Firmenleitung zurück, wenn sie feststellt, dass dies mit einem erhöhten Planungs-, Erfassungs- und Abrechnungsaufwand in der Personalabteilung verbunden ist. Dieser Aufwand ist mit den herkömmlichen Mitteln (mechanische Stempeluhr, manuelle Berechnung usw.) kaum zu bewältigen und würde die erhofften Produktivitätsgewinne erheblich schmälern.

obserwer.ESK ist ein schlüsselfertiges Gesamtsystem aus Software und Hardware, das auf die dynamischen Bedürfnisse der Arbeitszeitflexibilisierung zugeschnitten ist und der Personalabteilung eine bedarfsorientierte Funktionalität bietet, um mit geringem Aufwand die anfallenden komplexen Tätigkeiten im Rahmen einer flexiblen Zeitwirtschaft zu bewältigen. Das sehr gute Preis-/Leistungsverhältnis des software- und hardwaremäßig skalierbaren Systems bietet auch Kleinstbetrieben den wirtschaftlichen Einstieg in die "Elektronische" Zeiterfassung.

obserwer.ESK richtet sich in erster Linie an Klein- und Mittelbetriebe mit einer Mitarbeiterzahl zwischen 15 und 200. Durch sein enorm günstiges Preis-/Leistungsverhältnis ist es jedoch auch für Kleinstfirmen (Kanzleien, Praxen usw.) attraktiv. Das System ist branchenneutral konzipiert und in Industrie und Handel gleichermaßen einsetzbar wie in Verwaltungen, Banken und Versicherungen.

• kurze Einführungszeit durch bedarfsorientierten Funktionsumfang und leichte Erlernbarkeit

• hohe Akzeptanz in der Personalabteilung durch die intuitiv bedienbare, einheitliche Benutzeroberfläche und einfaches Customizing

• hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern wegen der sicheren Erfassung, der objektiven Auswertung und dem dezentralen Informationsangebot am Terminal (z. B. aktuelles Gleitzeitsaldo, Überstundenkonto)

• integrationsfähig mit Officeprodukten, Internet, Intranet und Email

• dauerhafter Investitionsschutz und ein Höchstmaß an Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit durch die Verwendung ausgereifter Industriestandards und innovativer Technologie bei der Systementwicklung 

• kostengünstiger Einstieg in die EDV-gestützte Personalzeiterfassung und die wirtschaftliche Umsetzung von Maßnahmen zur zukunftsweisenden Flexibilisierung der Arbeitszeit

Im Personalstammsatz befinden sich die relevanten, personenspezifischen Daten eines Mitarbeiters. Diese sind durch 8 Registerkarten übersichtlich strukturiert und werden mit der Funktion Personendaten verwalten bearbeitet. Bereits durch das Anlegen der Daten in der Registerkarte Grunddaten ist das System lauffähig.

Im Rahmen der Flexibilisierung der Arbeitszeit ist es notwendig, die persönlichen Wünsche der Mitarbeiter bezüglich der Arbeitszeit mit den Notwendigkeiten des Betriebes abzustimmen. Hierzu wurden in obserwer.ESK zusätzlich zum Gleitzeitsaldo und den verschiedenen Zuschlags- und Mehrarbeitskonten ein Flexzeitkonto und das Mehrarbeitssaldo eingeführt.

Das Flexzeitkonto dient dazu, in vom Anwender definierbaren Intervallen Zeit anzusparen oder angesparte Zeiten abzubauen (siehe Abbildung, Registerkarte: Flexzeit). Bis zu 5 Zeitintervalle lassen sich entweder global für den ganzen Betrieb oder individuell für den einzelnen Mitarbeiter definieren. Die Überprüfung und Verbuchung kann täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich erfolgen. Beim Mehrarbeitssaldenkonto wird die anfallende Mehrarbeit zunächst angesammelt und danach ebenfalls täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich nach definierbaren Vorschriften verrechnet.

Übersichtliche Auswertungen in Kalenderdarstellung sind die Jahresübersichten. Hierzu gehört einmal das Fehlzeittableau, in dem die personenbezogenen Abwesenheiten - farblich differenziert - übersichtlich dargestellt sind. Über jedem Monatsblatt steht nochmals die Gesamtabwesenheit in Stunden für den jeweiligen Monat.

Eine weitere Jahresübersicht ist das Kontentableau (siehe Abbildung). In ihm können für eine Person die angelegten Zeitkonten einzeln abgerufen werden. Die Ausgabe erfolgt monatsweise ein- oder auf Wunsch zweizeilig. In der zweiten Zeile können sinnvolle Vergleichswerte (z. B. Sollzeit) angezeigt werden.

Die Personenliste enthält für die ausgewählten Personen wichtige Stammdaten sowie eine Übersicht über die Urlaubssituation der Mitarbeiter und den Gleitzeitsaldo bei Gleitzeitmitarbeitern.

Die Funktion Stempeluhr ist der konventionellen mechanischen Stempeluhr mit Stempelkarten nachempfunden. Entsprechend dieser Funktionalität kann durch Anklicken der Stempeltaste für die ausgewählte Person Kommen und Gehen gebucht werden. Dies ist insbesondere dann interessant, wenn vergessene Buchungen nachgeholt werden müssen (Nachmeldungen) oder für einen bestimmten Personenkreis oder alle Personen Kommen oder Gehen gemeldet werden soll (z. B. Betriebsversammlung). Dadurch dass die über die externen Erfassungsterminals erfassten Meldungen direkt verarbeitet werden, gibt diese Funktion wie ein elektronisches An-/Abwesenheitstableau jederzeit den aktuellen, schnellen Überblick über die anwesenden und abwesenden Personen. Bei den abwesenden Personen ist ggf. zudem ersichtlich, aus welchem Grund und wie lange die Abwesenheit vorliegt.

Das Buchungsprotokoll enthält in der zeitlichen Reihenfolge alle an- und abwesenheitsbezogenen (ggf. auch projektbezogenen) Ereignisse. Diese können an externen Zeiterfassungsterminals, an der Stempeluhr (online oder als Nachmeldung), am "virtuellen" Terminal, über Telefondatenerfassung, über Inter-/Intranet oder im Rahmen der Nachbearbeitung der Stempelkarte ausgelöst werden.

Die Elektronische Stempelkarte wird pro Mitarbeiter für einen bestimmten Monat aufgerufen und kann am Bildschirm oder auf dem Drucker ausgegeben werden. Sie dient neben der Zeiterfassungsnachweisliste einerseits als Informationsbeleg für den Mitarbeiter, andererseits als Eingabemedium für die Nachbearbeitung, Ergänzung und Korrektur der Stempelungen durch die Personalabteilung.

Liegen die Daten eines Monates korrekt vor, wird der Periodenabschluss durchgeführt. Das Ergebnis stellt die Lohnartenliste dar, in der für jede Person die angefallenen Zeitkonten der entsprechenden Lohnart zugewiesen sind. Durch Exportfunktionen wird die Lohnartenliste in die Formate der gängigen Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme umgesetzt (Paisy, Datev, LOHN XL, Varial usw.). Mit der Funktion "Nachbearbeiten Lohnarten" ist nochmals jederzeit ein manueller Eingriff zur Korrektur oder Ergänzung der Lohnarten möglich.

In der Urlaubs- und Fehlzeitübersicht werden für einen einstellbaren Personenkreis alle oder nur einzelne Fehlzeitgründe (z. B. Urlaub) über einen frei wählbaren Zeitraum angezeigt. Die Fehlzeitgründe werden farblich unterschieden. Durch Anklicken eines Grafikelementes wird der Fehlzeitgrund und die Dauer der Abwesenheit im Klartext angezeigt.

Personaleinsatzplanung

Mit der integrierten Funktion zur komfortablen Personaleinsatzplanung können - differenziert nach Betriebsstruktur und/oder Qualifikation der Mitarbeiter - bis zu 12 kapazitätsrelevante Daten übersichtlich dargestellt werden. 

Aktuelle und geplante Abwesenheiten durch Urlaub, Krankheit, Schulung usw. signalisieren durch unterschiedliche Farbgebung in den Spaltensummen kritische Kapazitätsengpässe. Durch die Berücksichtigung weiterer entscheidungsrelevanter Parameter wie Resturlaub und Gleitzeitsaldo können die Sachbearbeiter unter Nutzung der implementierten grafisch-interaktiven Funktionalität Umbesetzungen, Schichttausch, Schichtverlängerung usw. vornehmen und so eine harmonisierte Kapazitätssituation schaffen.

Die Zutrittskontrolle kann als integrierte Komponente des Personal- und Projektzeiterfassungssystems obserwer.ESK eingesetzt werden. Dazu können einem Mitarbeiter im Personenstammsatz in der Registerkarte Zutritt bis zu fünf Terminalgruppen zugewiesen werden, an denen er Zutrittsbuchungen durchführen darf.

Das Anlegen der einzelnen Zutrittsterminals geschieht mit der Funktion Terminal verwalten. 
Mit der Funktion Terminalgruppen verwalten werden den Einzelterminals die Zeitprofile zugeordnet.

Ein Zeitprofil enthält die Information darüber, in welchen Zeitabschnitten und an welchen Tagen Zutrittsbuchungen erlaubt sind (siehe Abbildung). Es können pro Zeitprofil bis zu sieben Zeitabschnitte festgelegt werden.

Im Rahmen der Zutrittskontrolle stehen Auswertungen im Dialog und als Liste zur Verfügung. Die Ausweisliste enthält z. B. für jeden Mitarbeiter die Ausweisnummer, die ihm zugeteilt wurde, und die Terminalgruppen, an denen er mit seinem Ausweis Zutritt hat.

Als Option kann die Personalzeiterfassung um die Funktionen der Projektdatenerfassung (Betriebsdatenerfassung) erweitert werden. Ein Projekt besteht in obserwer.ESK aus einem Projektkopf und aus einer beliebigen Anzahl von Projektvorgängen. Der Projektkopf enthält die Daten zur Beschreibung eines Teiles, Artikels oder Projektes, während die Projektvorgänge die Tätigkeiten zur Herstellung des Artikels oder zur Durchführung des Projektes enthalten. Das erste Beispiel zeigt die Projektabfrage. In der Abbildung ist oben links ein Fenster mit Baumstruktur zur komfortablen Auswahl der schon angelegten Projekte und Projektvorgänge enthalten. Die Auswahl kann direkt über die Projektnummer, den Anfangsbuchstaben der Projektbezeichnung, einen Klassifizierungsschlüssel, den Liefertermin oder die Kunden erfolgen. Anhand der unterschiedlichen Farben der Icons lassen sich schon frühzeitig Aussagen über den Projektstatus und den Projektfortschritt machen. Im rechten Teil der Abbildung sind die relevanten Soll- und Istdaten der Projektvorgänge enthalten.

Um Projekte möglichst effizient generieren zu können, müssen zunächst Standardvorgänge angelegt werden. Die Abbildung zeigt im linken Teil die bereits angelegten Standardvorgänge, von denen einer durch Anklicken ausgewählt wird und dessen Detaildaten dann im rechten Teil der Abbildung zur Korrektur oder zum Kopieren angezeigt werden. Die Felder "Schlüssel" und "Kostenstelle" dienen als Filter für die Auswahlliste. Wird im Feld "Kostenstelle" z. B. die Ziffer 2 eingegeben, so werden nur die Standardvorgänge angezeigt, deren Kostenstelle mit der Ziffer 2 beginnt. Zu jedem Projektvorgang muss ein Auswertekennzeichen definiert werden, mit dem festgelegt wird, ob und welche Daten bei einem Projektwechsel erfasst werden sollen.

Den Ablauf für die eigentliche Generierung oder Korrektur eines Projektes zeigt die nebenstehende Abbildung. Mit Hilfe der bekannten Baumstruktur (in der Abbildung oben links) kann ein Projekt zur Korrektur oder Ergänzung ausgewählt werden.

Soll ein neues Projekt angelegt werden, müssen zunächst die Kopfdaten eingegeben werden (Abbildung oben Mitte). Danach werden in der bekannten Art die Standardvorgänge ausgewählt. Doppelklicken auf dem Standardvorgang bewirkt, dass er im unteren Listenteil der Abbildung als Projektvorgang angefügt wird. Sind die Projektvorgänge komplett, wird die Funktionstaste "Generieren" betätigt. Jetzt werden der Kopfsatz und die Projektvorgänge in der Datenbank angelegt.

Die Datenerfassung zu den Projektvorgängen kann über dezentrale BDE-Terminals oder über das "virtuelle" Terminal mit der Funktionstaste "Projektwechsel" durchgeführt werden. Liegen die Ausweisnummer und die Projektnummer als Barcode vor, kann die Eingabe auch über den Barcodeleser erfolgen. Weiterhin besteht die Möglichkeit, einen Projektwechsel in der Funktion "Stempeluhr" auszulösen, indem man bei den anwesenden Personen in die Spalte Projekt zweimal klickt und aus dem sich öffnenden Fenster den gewünschten Projektvorgang auswählt. In Abhängigkeit vom Auswertekennzeichen des Projektvorgangs werden entweder die Menge, die gebrauchte Zeit oder keine weiteren Daten abgefragt. Nach den Format- und Plausibilitätsprüfungen werden vom System Datum und Uhrzeit sowie einige relevante Daten aus den Stammsätzen ergänzt und der gesamte Meldungssatz in der Datenbank abgespeichert. Um kostenstellenbezogene Auswertungen zu erstellen wird entweder die aktuelle Kostenstelle aus dem Personenstammsatz oder die Kostenstelle des Arbeitsplatzstammsatzes dem Meldungssatz beigefügt. Dies lässt sich über einen Parameter steuern. Die Kostenstelle im Personenstammsatz lässt sich entweder über die Stammsatzverwaltung oder mit der Funktionstaste "Kostenstellenwechsel" ändern (siehe "virtuelles" Terminal).

Liegen fehlerhafte oder unvollständige Meldungen zu Projektvorgängen vor, so können diese mit der Funktion Nachbearbeiten Projektwechsel korrigiert bzw. ergänzt werden (siehe Abbildung). Da die Nachbearbeitung immer personenbezogen erfolgt, muss zunächst die Person über die Personalnummer selektiert werden. 

Hierbei wird schon kontrolliert, ob zumindest ein logisches Kommt-/Geht-Paar vorliegt, da sonst keine Bearbeitung möglich ist. Weiterhin sollte sichergestellt sein, dass im Rahmen des Tagesabschlusses der Bewertungslauf für den ausgewählten Tag korrekt gelaufen ist, da auf die Daten der Stempelkarte zurückgegriffen wird.

Im unteren Teil der Abbildung wird jetzt eine Tabelle mit dem gesamten Meldeverlauf der Person an dem ausgewählten Tag angezeigt. Der Zeilencursor wird sodann auf dem zu korrigierenden Projektvorgang positioniert. Im Projektauswahlrahmen erscheinen die zugehörigen beschreibenden Daten und im Eingaberahmen in Abhängigkeit vom Auswertekennzeichen die korrigierbaren Eingabedaten. Soll ein Projektwechsel auf einen neuen Projektvorgang erfolgen, so wird dieser mit Hilfe der Baumstruktur im Auswahlrahmen bestimmt. Im Eingaberahmen erscheinen logische Eingabewerte, die aber jederzeit überschrieben werden können.

Die Projektzeiterfassung beinhaltet eine Reihe aussagefähiger Auswertungen. Ein Beispiel zeigt die Projekvorgangsübersicht.

Es lassen sich alle Projekte abrufen für einen bestimmten Kunden, mit einem bestimmten Projekttyp, mit einem bestimmten Bearbeitungsstatus oder aber die Gesamtheit aller Projekte. Zu jedem Projekt wird der Abarbeitungsstand bezüglich Menge und/oder Termin und die Terminsituation (Verzug) angezeigt.

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