obserwer.PM ist ein vollwertiges, integrationsfähiges Mitglied der obserwer-Produktfamilie. Es ist ein schlüsselfertiges Gesamtsystem aus Software und Hardware; es ist modular aufgebaut und umfasst die Funktionen für das Personal- und Projektzeitmanagement und die Zutrittskontrolle. obserwer.PM ist auf die dynamischen Bedürfnisse der Arbeitszeitflexibilisierung zugeschnitten und bietet der Personalabteilung eine bedarfsorientierte Funktionalität, um mit geringem Aufwand die anfallenden komplexen Tätigkeiten im Rahmen einer flexiblen Zeitwirtschaft zu bewältigen. Das sehr gute Preis-/Leistungsverhältnis des software- und hardwaremäßig skalierbaren Systems bietet auch kleinen und mittleren Betrieben den wirtschaftlichen Einstieg in die "Elektronische" Zeiterfassung.

Es bestehen - zum Teil zertifizierte - Schnittstellen zu den Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemen Datev, SAP,  Exact, ADP, s + p, Varial usw.

Die Vorteile:

• kurze Einführungszeit durch bedarfsorientierten Funktionsumfang und leichte Erlernbarkeit
• hohe Akzeptanz in der Personalabteilung durch die intuitiv bedienbare, einheitliche Benutzeroberfläche und einfaches Customizing
• hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern wegen der sicheren Erfassung, der objektiven Auswertung und dem dezentralen Informationsangebot am Terminal (z. B. aktuelles Gleitzeitsaldo, Überstundenkonto)
• integrationsfähig mit Officeprodukten, Internet, Intranet und Email
• dauerhafter Investitionsschutz und ein Höchstmaß an Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit durch die Verwendung ausgereifter Industriestandards und innovativer Technologie bei der Systementwicklung
• kostengünstiger Einstieg in die EDV-gestützte Personalzeiterfassung und die wirtschaftliche Umsetzung von Maßnahmen zur zukunftsweisenden Flexibilisierung der Arbeitszeit
• Abbildung auch komplexer, flexibler Arbeitszeitmodelle durch das 3-Ebenen-Schichtmodell 
• Grafikmodul zur Visualisierung interessanter betrieblicher Kennzahlen und zur Präsentation von Datenanalysen

Personalzeiterfassung

Personenstammdaten

Der Personenstammsatz enthält alle für das Zeitmanagement relevanten Daten und Informationen eines Mitarbeiters. 

Die Daten des Personenstammsatzes sind über Registerkarten gegliedert in

• Grunddaten,
• Zusatzdaten,
• Zutritt ,
• Arbeitszeiten,
• Urlaub,
• Sonder und
• BDE.

Bereits nach Ausfüllen der ersten Registerkarte Grunddaten ist der Personenstamm aktiviert und der Mitarbeiter kann Buchungen durchführen.

Schichtmodelle

Das Schichtmodell dient dazu, die Arbeits- und Pausenzeiten der Mitarbeiter zu definieren. Im Rahmen der Flexibilisierung der Arbeitszeit ist es notwendig, die persönlichen Wünsche der Mitarbeiter bezüglich der Arbeitszeit mit den Notwendigkeiten des Betriebes abzustimmen. Um ein Höchstmaß an Flexibilität bieten zu können, wurde für das Programmsystem obserwer.PM das 3-Ebenen-Schichtmodell  entwickelt.

Die 3 Ebenen werden aus

• der Einzelschicht,
• dem Schichtprogramm und
• dem Schichtprogrammzyklus

gebildet.

Die Einzelschicht ist die unterste Ebene des Schichtmodells.

In der Einzelschicht werden die Arbeits- und Pausenzeiten eines Tagesabschnittes festgelegt. Die Abbildung zeigt im oberen grafischen Teil die Lage verschiedener Einzelschichten mit ihren Pausen. Im unteren Teil ist das Fenster mit den Zahlenwerten zur Einzelschicht enthalten, das per Doppelklick auf die interessierende Einzelschicht angefordert werden kann. Bei den Arbeitszeiten wird zwischen den Arbeitszeitmodellen Festzeit und Gleitzeit unterschieden. In einer Einzelschicht kann auch ein Tageswechsel enthalten sein. Dabei handelt es sich dann um eine Nachtschicht. Freischichten können ebenfalls definiert werden. Pro Einzelschicht können bis zu 10 Pausen vereinbart werden. Weiterhin können in der Einzelschicht Schwellwerte für die Arbeitszeitpunkte und Kriterien für Überstundenregelungen festgelegt werden. In der schematischen Darstellung der obigen Abbildung wurden die 5 Einzelschichten ES1 bis ES5 definiert.

Eine Einzelschicht legt also den zeitlichen Ablauf eines Tagesabschnittes fest.

Das Schichtprogramm ist die mittlere Ebene des Schichtmodells. Es besteht aus einer Folge von Einzelschichten, die alle an einem Tag aufeinanderfolgen. Es können in einem Schichtprogramm bis zu maximal 5 Einzelschichten aufeinanderfolgen. Normalerweise besteht ein Schichtprogramm nur aus einer Einzelschicht. Im Beispiel besteht das Schichtprogramm SP1 aus der Einzelschicht ES2. Eine Ausnahme bildet die geteilte Arbeitszeit. Dabei besteht ein Schichtprogramm aus mehreren Einzelschichten, wie im Beispielschema das Schichtprogramm SP2. Es besteht aus den Einzelschichten ES3 und ES5.

Ein Schichtprogramm stellt also den zeitlichen Verlauf eines ganzen Tages dar, indem es auf die Einzelschichten verweist.

Der Schichtzyklus ist die oberste Ebene des Schichtmodells. Er besteht aus einer Folge von Schichtprogrammen. Diese Schichtprogramme werden periodisch durchlaufen, d.h. auf jeden Arbeitstag kommt ein Schichtprogramm. Auf das letzte eingetragene Schichtprogramm folgt wieder das erste. Im Beispielschema der obigen Abbildung  arbeitet eine Person abwechselnd eine Woche nach dem Schichtprogramm SP1 und eine Woche nach dem Schichtprogramm SP2. Die Länge des Schichtzyklus ist variabel und nicht begrenzt, d.h. ein Schichtzyklus kann beliebig viele Schichtprogramme enthalten. Durch diese Systematik können auch komplizierte Schichtarbeitszeitmodelle abgebildet werden.

Zeitkonten und Lohnarten

In obserwer.PM werden zur Verrechnung der erfassten Anwesenheitszeiten sog. Zeitkonten verwendet. Auf diese Konten werden Anwesenheits- und Fehlzeiten sowie Zuschläge nach bestimmten Kriterien verbucht. Die Nettoanwesenheitszeit wird z.B. auf das Konto "ANWE" gebucht. Die hier definierten Konten werden beim Anlegen eines Personenstammsatzes automatisch der Person zugeordnet. Anzahl und Typ der Zeitkonten richten sich nach dem Bedarf des Betriebes. Abhängig von der jeweils gültigen Betriebsvereinbarung können also die unterschiedlichsten Zeitkonten angelegt werden. Hierdurch wird maximale Flexibilität erreicht.

Bei Mehrarbeitskonten muss festgelegt werden, ab welcher Arbeitsdauer geleistete Arbeit als Mehrarbeit auf das entsprechende Konto verbucht wird. Weiter kann festgelegt werden, in welchem Zeitraum, dem sog. Prüfzeitraum, die Mehrarbeit zu erbringen ist, damit sie dem Konto gutgeschrieben wird. Der Prüfzeitraum kann ein Tag oder eine Woche sein.

Weiter kann jedes Zeitkonto einer oder mehreren Lohnarten zugeordnet werden. Die auf dem Konto verbuchte Zeit wird beim Periodenabschluss kumuliert und an das jeweilige Lohn- und Gehaltsprogramm übergeben. Die Zuordnung zu Lohnarten kann auf bestimmte Personengruppen beschränkt werden.

Der Personenkalender enthält also Plandaten für Anwesenheit, Fehlzeiten (z.B. Urlaub, Dienstreisen etc.) und Mehrarbeit. Das Tagesabschlussprogramm vergleicht diese Solldaten mit den vom Mitarbeiter gestempelten Zeiten und gibt bei Diskrepanzen eine entsprechende Fehlermeldung aus.

Buchungsmöglichkeiten

Die Erfassung der An- und Abwesenheitszeiten kann im Personalzeitmanagementsystem obserwer.PM über dezentral aufgestellte Zeiterfassungsterminals, die mit unterschiedlichen Ausweislesesystemen ausgerüstet werden können, durchgeführt werden. Es wurden bereits zahlreiche Projekte mit Geräten verschiedener Hersteller realisiert, wie z. B. KABA, PCS oder Datafox.

Die Erfassung kann generell jedoch auch am Bildschirm erfolgen. Insbesondere eignet sich diese Methode zur Nacherfassung und zum An- und Abmelden aller Mitarbeiter, unterschiedliche Mitarbeitergruppen oder auch einzelner Mitarbeiter. Die Funktion Stempeluhr (siehe Abbildung) ist der konventionellen Stempeluhr nachempfunden.

Durch das Anklicken der Stempeltaste wird die ausgewählte Person auf anwesend oder abwesend gesetzt. Über die Schaltflächen "Alle Kommen" und "Alle Gehen" werden die im oberen linken Teil der Maske ausgewählten Mitarbeitergruppen auf anwesend oder abwesend gesetzt. Ist das Kontrollkästchen "Nachmeldungen" aktiviert, werden zusätzlich Datum, Uhrzeit und ggf. der Fehlzeitgrund abgefragt.

Abschlüsse und Rechnungen

Um aus den Zeitstempelungen (Kommen, Gehen, Fehlzeit Anfang und Ende) die Zeitkonten der Personen zu berechnen, werden folgende Abschlussprogramme zur Verfügung gestellt:

• Tagesabschluss,
• Periodenabschluss,
• Jahresabschluss.

Der Tagesabschluss wird automatisch vom Betriebssystem gestartet oder manuell für eine Person oder eine Personengruppe für ein bestimmtes Intervall gestartet. Hierbei werden alle definierten Zeitkonten der Person(en) im angegebenen Zeitintervall berechnet. Es ist möglich, für bereits abgeschlossene Tage erneut den Tagesabschluss durchzuführen. Dies geschieht automatisch, wenn Korrekturen der Zeitkonten und/oder Nachbuchungen zu einer Person durchgeführt wurden. Weiter werden bestimmte Kontenabgleiche durchgeführt, wie z. B. Kappung des Gleitzeitsaldos. Der manuelle Tagesabschluss wird dann eingesetzt, wenn nicht auf die Neuberechnung durch den automatischen Tagesabschluss gewartet werden kann. An Sonntagen werden spezielle Berechnungen durchgeführt wie z.B. der Abgleich der Zeitkonten für Mehrarbeit, die über eine Woche kumuliert werden.

Der Periodenabschluss hat die Aufgabe, alle Zeitkonten über einen angegebenen Zeitraum abzurechnen. Er stellt diese Zeiten einem Abrechnungssystem zur Verfügung. Die Länge einer Periode wird durch den Abrechnungszeitraum des Lohn- und Gehaltssystems bestimmt (i.d.R. ein Monat). Beim Periodenabschluss wird zuerst geprüft, ob alle Tagesabschlüsse innerhalb der Periode erfolgreich durchgeführt worden sind. Falls nicht, kann der Periodenabschluss für die betroffene Person nicht durchgeführt werden. Der Sachbearbeiter muss dann zunächst die fehlenden Tagesabschlüsse durchführen und dann den Periodenabschluss von Hand erneut starten.

Bereits abgeschlossene und an das Lohn- und Gehaltssystem übermittelte Perioden können mit der Rückrechnung erneut berechnet werden. Diese Funktion wird erforderlich bei

• weit zurückliegenden Nachmeldungen,
• Zeitkorrekturen, Umbuchungen,
• Änderung des Regelwerkes.

Bei der Rückrechnung werden keine "alten" Werte überschrieben, sondern es wird eine "Differenzliste" erzeugt, die alle vom Periodenabschluss abweichenden Salden, Konten und Summen ausweist.

Beim Jahresabschluss werden die Urlaubskonten verrechnet. Dabei wird neuer Urlaub vergeben und eventueller Resturlaub berechnet.

Kann ein Abschlussprogramm für eine Person nicht korrekt durchgeführt werden, weil z. B. eine Buchung fehlt, wird ein entsprechendes Fehlerprotokoll erstellt. Dieses Fehlerprotokoll muss vom Sachbearbeiter der Personalabteilung bearbeitet und der fehlgeschlagene Abschluss erneut durchgeführt werden.

Bearbeitung des Fehlerprotokolls

Das Ergebnis der Abschlüsse, speziell des Tagesabschlusses, sind einerseits die aktualisierten Zeitkonten der Personen aber auch bei fehlgeschlagenem Abschluss ein Fehlerprotokoll. Neben echten Fehlern werden auch Warnungen ausgegeben. Aufgetretene Fehler müssen behoben werden. Warnungen können, müssen aber nicht behoben werden. Sie dienen vornehmlich der Information.

Die Abbildung zeigt die Funktion zur Bearbeitung aller von den Abschlussprogrammen festgestellten Fehler. Mit dieser Funktion können Nachmeldungen, Stornierungen und Korrekturen (z.B. nachträgliche Genehmigung von Mehrarbeit) durchgeführt werden. Nach Eingabe der Personalnummer, Personengruppe, Abteilung oder Kostenstelle und des Fehlerdatums werden im unteren linken Fensterteil die vom Tagesabschluss erkannten Fehler ausgegeben. Der rechte Teil enthält Detaildaten zum links selektierten Fehler (das an diesem Tag gültige Schichtprogramm, die geplanten Fehlzeiten sowie die Genehmigung von Mehrarbeit). Im unteren rechten Teil des Fensters sind in einer Tabelle alle (ggf. auch keine) Buchungen des Mitarbeiters an dem fehlerhaften Tag aufgeführt. Korrekturen oder Ergänzungen können direkt in der Tabelle vorgenommen werden.

Bearbeiten der Stempelkarte

Diese Funktion bietet dem Anwender grundsätzlich folgende Informations- und Bearbeitungsmöglichkeiten:

• Anzeige der Zeitstempelungen und Konten eines Mitarbeiters für einen Monat (oder mehrere Wochen),
• manuelle Eingabe oder Korrektur der Stempelungen eines Mitarbeiters,
• manuelle Eingabe und Korrektur von Fehlzeiten,
• planen von Urlaub und sonstigen Fehlzeiten,
• ändern des Schichtprogramms,
• korrigierte und zusätzliche Eingaben speichern und/oder bewerten,
• anzeigen der Schichtprogramminformation, der Personeninformation und der manuellen Korrekturen
  über das Kontextmenü.

Der Aufbau der Bildschirmmaske wurde der konventionellen Stempelkarte nachempfunden, was erheblich zur Transparenz und Benutzerfreundlichkeit beiträgt. Im oberen Teil befinden sich die Informationen zum Mitarbeiter sowie die üblichen Schaltflächen zur Programmsteuerung.

Die benötigten Zeitkonten können vom Anwender über die Funktion Einstellungen/Stempelkarte selektiert werden.

Zeiterfassungsnachweis

Neben dieser Art der Beauskunftung kann für jeden Mitarbeiter ein Zeiterfassungsnachweis erstellt werden. Damit besteht die Möglichkeit, Kommt-/Gehtzeiten, Fehlzeiten und aktuelle Kontostände für ein beliebiges Intervall auszugeben. In der Abbildung ist ein Beispiel für einen Zeiterfassungsnachweis mit täglichen Zeitkonten und allen Fehlermeldungen und Warnungen abgebildet.

Anschließend an die Liste der erfassten Zeitstempelungen können  die aktuellen für die Person geführten Zeitkonten ausgedruckt werden. 

Zutrittskontrolle

Im Personenstammsatz (siehe Abbildung) können in der Registerkarte "Zutritt" bis zu fünf Terminalgruppen definiert werden, an denen die betreffende Person Zutrittsbuchungen durchführen darf.

In der Abbildung ist dargestellt, wie die Terminalgruppen durch die Zuordnung von Einzelterminals und Zeitprofilen definiert werden.

Ein Zeitprofil enthält die Information darüber, in welchen Zeitabschnitten und an welchen Tagen Zutrittsbuchungen erlaubt sind. Es können pro Zeitprofil bis zu sieben Zeitabschnitte festgelegt werden.

Im Rahmen der Zutrittskontrolle stehen Auswertungen im Dialog und als Liste zur Verfügung. Die Ausweisliste enthält zu jedem Mitarbeiter die Ausweisnummer, die ihm zugeteilt wurde, und die Terminalgruppen, an denen er mit seinem Ausweis Zutritt hat.

In der Berechtigungsliste sind alle Mitarbeiter aufgeführt, die an einem bestimmten Terminal einer Terminalgruppe Zutritt haben. Zu jeder Person wird noch die Ausweisnummer, die Personengruppe und die Kostenstelle aufgeführt.

Das Zutrittsprotokoll ist die lückenlose Auflistung aller zutrittsrelevanten Ereignisse in der zeitlichen Reihenfolge. Hierzu gehören auch Zutrittsversuche an einem unberechtigten Terminal oder mit einem falschen Ausweis.

Bei den beschriebenen Auswertungen stehen die gewohnten Auswahl- und Sortierkriterien zur Verfügung, um gezielt verdichtete Informationen zu erhalten.

Auftragszeiterfassung

Im Rahmen der Projekt-/Auftragsverfolgung kann ermittelt werden, welche Mitarbeiter an einem bestimmten Projekt wie lange mitgewirkt haben oder welche Projekte ein Mitarbeiter bearbeitet hat. Damit können die bei der Projektabwicklung angefallenen Personalkosten exakt berechnet werden.

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